Omloopmappen

Voor zakelijke communicatie wordt een circulaire gebruikt.
Een circulaire, ook wel weergavemap genoemd, wordt meestal gebruikt om documenten in de juiste volgorde van één plaats naar één of meer geadresseerden te sturen door de afkortingen van de ontvanger in een rasterafdruk in te voeren.

U kunt u in elk bedrijf vinden, of het nu een klein bedrijf, een overheidsinstelling of een wereldwijde speler is, elke ontvanger annuleert zijn of haar adrescode en kijkt of hij of hij of zij de map moet terugsturen nadat hij of zij de inhoud heeft geïnformeerd of bewerkt. De circulatiemap maakt het ook mogelijk om de interne correspondentie tussen de verschillende locaties snel te verwerken met een eigen logistiek.



Er zijn kartonnen mappen die compleet zijn en modellen met identieke gaten in de boven- en onderkant van de omslagen. Het voordeel van deze secties is dat u bij het sorteren van de mapbergen met één hand kunt zien of er documenten in staan of dat de lege map beschikbaar is voor verder gebruik. Hoe meer gaten er zijn, hoe kleiner het risico dat kleinere documenten, zoals facturen in DIN A5 of A6 formaat, tijdens de verwerking over het hoofd worden gezien omdat ze in de map zijn geschoven. Transparante circulaires maken het mogelijk om in het adresveld van de brief de exacte ontvanger te identificeren wanneer deze aan de bevoegde diensten of diensten wordt geschreven, zoals in het geval van autoriteiten of rechtbanken. Daarnaast kunnen deze transparante mappen in verschillende kleuren worden gebruikt, zodat bijvoorbeeld groene mappen altijd naar de milieudienst gaan. Ondoorzichtige ronde mappen worden aangevuld met afdrukken, meestal in rastervorm, voor het invoeren van de ontvangers. De autoriteiten geven de voorkeur aan mappen die op de voor- en achterkant 180 graden gedraaid zijn om het aantal omwentelingen te verdubbelen voordat de map wordt vernietigd. Dit bespaart natuurlijk aanzienlijke materiaalkosten.
Zijn er extra sluitingen nodig?
Sluitingen zijn meestal niet nodig wanneer de mappen met de hand of aan de wormwieloverbrenging door het gebouw worden getransporteerd. Voor andere transportroutes in de kantoren is het echter zinvol om elastiekjes te sluiten die over de hoeken worden gelegd, zodat er geen vellen verloren gaan.