Archiefkasten
Herinnert u zich dat u niet elke dag archiefkasten koopt. Het is ontworpen voor langdurig en permanent gebruik. Elke afzonderlijke plank moet zware lasten dragen in de vorm van vijlen. Het is daarom belangrijk dat de archiefkast gemaakt is van hoogwaardig materiaal.
Het communicatieverloop in een moderne Büro is de laatste jaren drastisch veranderd. Waar in het verleden brieven werden geschreven en enveloppen per post werden verstuurd, werd moderne communicatie vervangen door elektronische verzending per e-mail. Veel processen worden gedigitaliseerd en opgeslagen op een computer of extern opslagmedium. Om juridische en economische redenen kunnen papieren documenten echter niet worden afgeschaft. Belangrijke informatie, zoals persoonlijke en klantgegevens of boekhoudkundige procedures, moet op papier beschikbaar zijn. Om de vloedgolf van papier vast te leggen, wordt het opgeslagen in mappen, die op hun beurt moeten worden opgeslagen.
Om te voorkomen dat gevoelige gegevens bijvoorbeeld in de verkeerde handen vallen, is het raadzaam om ze op te slaan in een archief. Ze zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen - open, met deuren of rolluiken, oprolbaar of vast. Bewaar voor de zekerheid zeer belangrijke bestanden in een afgesloten archief of in een draagbare container als u geen vault.
Archief wordt niet alleen gebruikt om bestanden te beschermen, het is ook beter georganiseerd en u verliest ze niet uit het oog. Open archiefkasten, verkrijgbaar in groot of klein formaat, zijn geschikt voor veelgebruikte mappen. Deze lage modellen kunnen zelfs worden gebruikt als zijwanden met opbergruimte voor printers en faxen of als ruimteverdeler. Sommige modellen kunnen worden opgerold zodat ze naar een specifieke locatie kunnen worden opgerold wanneer dat nodig is. Daarnaast worden documentkasten vaak in kleur afgestemd op andere Büromöber zoals bureaus. Hiermee kunt u kleuraccenten instellen.
Sorteer uw documenten regelmatig, ook die in uw archief. Gooi weg wat je niet meer nodig hebt, maar let op je Rücken om het op te bergen. Zo moeten bijvoorbeeld ontvangen en verzonden zakelijke brieven, handelsdocumenten met fiscale gevolgen gedurende zes jaar worden bewaard. De balansen, inventarissen, handelsdocumenten, facturen en notariële akten worden gedurende tien jaar bewaard. De bewaartermijnen beginnen aan het einde van elk kalenderjaar waarin ze actief worden. In het geval van ziekenhuisdossiers moeten patiëntendossiers en dossiers tot dertig jaar worden bewaard en gearchiveerd. Als u vragen hebt, lees dan gewoon de HGB 257 en de Belastingwet 147 en u zult zien dat sommige zaken wel of niet veilig zijn.