Dokumentenschränke
Denken Sie daran, dass Sie nicht jeden Tag Aktenschränke kaufen. Es ist für den langfristigen und dauerhaften Einsatz konzipiert. Jedes einzelne Regal muss hohe Lasten in Form von Akten tragen. Daher ist es wichtig, dass der Dokumentenschrank aus hochwertigem Material besteht.
Der Kommunikationsverlauf in einem modernen Büro hat sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Während in der Vergangenheit Briefe geschrieben und in Umschläge per Post verschickt wurden, wurde die moderne Kommunikation durch die elektronische Übermittlung per E-Mail ersetzt. Viele Prozesse werden digitalisiert und auf einem Computer oder einer externen Speichermedium gespeichert. Aus rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen können Papierdokumente jedoch nicht abgeschafft werden. Wichtige Informationen, wie z.B. persönliche und Kundendaten oder Buchhaltungsvorgänge, müssen in Papierform vorliegen. Um die Flutwelle des Papiers zu erfassen, wird es in Ordnern gespeichert, die wiederum gespeichert werden müssen.
Um z.B. zu verhindern, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten, ist es ratsam, sie in einem Archiv aufzubewahren. Sie sind in einer Vielzahl von Ausführungen erhältlich - offen, mit Türen oder Rollläden, rollbar oder fest. Um auf der sicheren Seite zu sein, bewahren Sie sehr wichtige Dateien in einem verschlossenen Archiv oder in einem tragbaren Container auf, wenn Sie keinen Tresor haben.
Archive werden nicht nur zum Schutz von Dateien verwendet, sie sind auch besser organisiert und man verliert sie nicht aus den Augen. Offene Aktenschränke, erhältlich im Groß- oder Kleinformat, eignen sich für häufig verwendete Ordner. Diese niedrigen Modelle können sogar als Seitenwände mit Stauraum für Drucker und Faxe oder als Raumteiler eingesetzt werden. Einige Modelle können aufgerollt werden, so dass sie bei Bedarf an einen bestimmten Ort gerollt werden können. Darüber hinaus sind Dokumentenschränke oft farblich auf andere Büromöbel wie Schreibtische abgestimmt. Ermöglicht es Ihnen, Farbakzente zu setzen.
Sortieren Sie Ihre Dokumente regelmäßig, auch die in Ihrem Archiv. Werfen Sie das weg, was Sie nicht mehr brauchen, aber achten Sie auf Ihren Rücken, um es zu verstauen. So sollten beispielsweise empfangene und gesendete Geschäftsbriefe, Handelsdokumente mit steuerlichen Auswirkungen sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Bilanzen, Inventare, Handelsbücher, Rechnungen und notarielle Urkunden sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen beginnen am Ende eines jeden Kalenderjahres, in dem sie aktiv werden. Im Falle von Krankenhausakten müssen Patientenakten und Aufzeichnungen bis zu dreißig Jahre lang aufbewahrt und archiviert werden.
Wenn Sie Fragen haben, lesen Sie einfach die HGB § 257 und Abgabenordnung § 147 und Sie werden sehen, dass einige Sachen sicherlich weg können - oder nicht.